Historie Sukcesu
Brzegi Świdra
Swoją historię z kayaksystem opowiada:
Magdalena Grabowska
właściciel
Jak Brzegi Świdra ujarzmiły chaos dzięki kayaksystem – historia wypożyczalni, która postawiła na automatyzację
Features
- System stworzony dla branży kajakowej
- Pracuje w zespole wypożyczalni 24/ 7
- inwestycja, która szybko się zwraca
Prowadzenie wypożyczalni kajaków może wydawać się idylliczne – przyroda, rzeka, goście w dobrych humorach. Ale za kulisami to często wyzwania logistyczne, setki telefonów i ogromna presja czasowa. Magdalena Grabowska, właścicielka wypożyczalni Brzegi Świdra pod Warszawą, opowiada, jak zmieniło się jej życie i biznes dzięki wdrożeniu narzędzia do zarządzania i rezerwacją online – kayaksystem.
Kajaki nad Świdrem – sezonowy biznes, który zamienił zeszyty i telefony na system online i zaczął rosnąć
Wypożyczalnia Brzegi Świdra działa w malowniczym otoczeniu rzeki Świder, zaledwie 20 km od Warszawy. To miejsce wybierają zarówno klienci indywidualni, jak i grupy zorganizowane – szczególnie firmy, które szukają aktywnej formy integracji. Flota liczy dziś około 70 kajaków. Dziś wszystko pod kontrolą, właściciele uśmiechnięci na luzie opowiadają o swoich początkach wypełnionych codziennymi wyzwaniami, i stresem
– Największym wyzwaniem to była logistyka: rezerwacje, komunikacja z klientami, dopasowanie odpowiedniego sprzętu do konkretnej trasy. Wszystko, wszędzie i w jednym momencie. – wspomina Magdalena.
Pierwsze sezony funkcjonowania wypożyczalni pokazały, że ręczne zarządzanie rezerwacjami po prostu nie działa. Gdy tylko przychodził ciepły weekend – telefon nie przestawał dzwonić. Pojawiały się pomyłki, spiętrzenia zadań i nieporozumienia.
Rozwiązaniem okazał się kayaksystem – narzędzie do obsługi rezerwacji online, stworzone z myślą o branży kajakowej.
– Szukaliśmy systemu, który da klientom możliwość samodzielnej rezerwacji online, a nam zapewni przejrzysty kalendarz, raporty i łatwą komunikację – mówi właścicielka. No i oczywiście łatwa obsługa systemu przez pracowników, to również bardzo istotna kwestia, bo to oni wykonują ogrom pracy podczas sezonu i ich potrzeby miały tu również ogromne znaczenie.
Przejrzystość i spokój – co zmieniło się po wdrożeniu?
Po wprowadzeniu systemu, rezerwacje zaczęły „robić się same”. Klienci samodzielnie wybierają trasę, termin i rodzaj kajaka, a system automatycznie przypisuje sprzęt, pilnuje stanów floty, a więc ten istotny problem również spada z naszych barków. Po zakończonej rezerwacji system automatycznie wysyła wszystkie niezbędne informacje: jak dojechać, co zabrać, jak się przygotować – wszystko zgodnie z danymi, jakie wprowadzamy do systemu sami. Konfigurujemy go w pełni i całkowicie pod siebie, swoją flotę, trasy, usługi dodatkowe.
– Pracownicy dokładnie wiedzą, co mają spakować i na jaką trasę. Nikt nie musi nikogo wypytywać – wszystko widać w systemie. A ja jako właścicielka biznesu, mogę skupić się na gościach.
Nie tylko klienci zyskują przejrzystość – właściciele mają pod ręką komplet danych: od statystyk po historię wypożyczeń. Co ważne, nawet rezerwacje dokonywane telefonicznie lub mailowo wprowadzane są do systemu, co eliminuje potrzebę prowadzenia dodatkowych notatek czy „zeszytu”.
Więcej niż oszczędność czasu – przestrzeń na rozwój i relacje
Dzięki automatyzacji zespół może skupić się na tym, co najważniejsze – ludziach i jakości obsługi. Weekendy nie upływają już na odbieraniu telefonów, tylko na witaniu gości, opowiadaniu o okolicy czy dzieleniu się historią wypożyczalni.
– Klienci są zachwyceni. Mamy czas, żeby im towarzyszyć, porozmawiać. To dzięki temu poznajemy ich potrzeby i wiemy, w jakim kierunku się rozwijać – mówi Magdalena.
Automatyzacja nie tylko ułatwiła codzienną pracę, ale wręcz umożliwiła dalszy rozwój biznesu. Jak mówi właścicielka – to był prawdziwy game changer.
Porządek zamiast stresu
Dzięki kayaksystem z wypożyczalni zniknęły chaos, stres i presja związana z nieprzewidywalnością. Dziś Brzegi Świdra to nie tylko dobrze działający biznes, ale też przestrzeń, w której właściciele mogą z pasją rozwijać to, co zaczęło się jako pomysł na sezonową działalność.
– Jeśli prowadzisz wypożyczalnię i chcesz mieć porządek, oszczędzić czas i nerwy – naprawdę warto. Ta inwestycja zwraca się błyskawicznie!
Bez systemu? Dziś to już nie do pomyślenia!
– Jakby dzisiaj kayaksystem przestał działać…? – powtarza pytanie właścicielka wypożyczalni. – To trzeba by zatrudnić dodatkową osobę. Serio. Kogoś, kto odbiera telefony, notuje, przekazuje informacje pracownikom, mówi co mają przygotować, jakie są zmiany… Kogoś, kto ogarnia cały ten chaos.
CHAOS – tak właśnie było bez kayaksystem W sezonie, gdy telefon dzwoni non stop, a ludzie chcą szybko, sprawnie, TERAZ, bez systemu trudno utrzymać to w ryzach nawet przy mniejszej flocie.
– Każdy z nas ma rodzinę, życie prywatne. A po 16:00 zaczyna się armagedon – telefon się nie urywa. I jeśli nikt nie odbierze? Klient dzwoni do konkurencji. Tyle. Po prostu tracilibyśmy klientów.
System to nie tylko automatyzacja – to konkretna oszczędność zasobów i utrzymanie płynności.
– Nie byłoby tylu rezerwacji, nie byłoby porządku. Pracy bez tego dziś już sobie nie wyobrażam.
Internet to nie dodatek – to konieczność
Punktem zwrotnym była nie tylko potrzeba ogarnięcia rezerwacji, ale też zrozumienie, że dziś obecność w internecie to podstawa działania, a nie „dodatek do wizytówki”.
– „Zawsze chcieliśmy działać w internecie. Już wcześniej inwestowaliśmy w reklamy, w pozycjonowanie. Ale dopiero kayaksystem to wszystko spiął – dał ludziom możliwość dokonania rezerwacji od A do Z, bez telefonu, bez czekania.”
Co więcej, klienci wracają – nie tylko dzięki miejscu czy obsłudze, ale właśnie dzięki temu, że mogą wszystko załatwić od ręki. Dotyczy to oczywiście zarówno stałych Klientów, którzy już dobrze wiedzą co robić, nawet nie dzwonią – po prostu wchodzą na stronę i robią rezerwację. Co bezdyskusyjnie jest ogromnym odciążeniem właścicieli wypożyczalni.Oczywiście, kontakt telefoniczny wciąż bywa potrzebny – zwłaszcza przy nowych klientach. Ale dzięki systemowi tych telefonów jest znacznie mniej.
– Internet jest dziś niezbędny. Bez tego nie ma co marzyć o sprawnym sezonie.
System pracuje 24/7
Ludzie nie muszą!
Rozmowa pokazuje wyraźnie: system nie zastępuje ludzi, ale ich realnie odciąża. Nie chodzi o to, by zniknął kontakt z klientem – tylko o to, by nie tracić go przez brak czasu.
Dziś kayaksystem daje wypożyczalniom realne wsparcie: przejrzystość, automatyzację, możliwość rozwoju – bez konieczności zatrudniania dodatkowych osób tylko do „ogarnięcia chaosu”.
Bo kiedy wypożyczalnia działa z głową, a klient wie, że może wszystko załatwić wygodnie – obie strony wracają zadowolone. A o to przecież chodzi. To też kwestia dostępności. System pracuje całą dobę każdego dnia. Z pozycji właściciela czy pracowników, nie ma możliwości obsadzić nikogo z zespołu w takiej roli.
Tu dochodzimy do kolejnego problemu, ktory system również rozwiązuje: rezerwacje po godzinach.
– Ludzie wracają z pracy, siadają z rodziną i planują weekend – wtedy zaczynają rezerwować. Po 17. rezerwacje wpadają jedna po drugiej. Dzięki systemowi nie musimy wtedy siedzieć przy telefonie – wszystko dzieje się samo.
Dla wypożyczalni to ogromna ulga – nie trzeba już zatrudniać dodatkowego pracownika do odbierania wieczornych telefonów ani być stale przy komputerze. System działa niezależnie od lokalizacji właściciela – nawet jeśli jest na spacerze czy w sklepie, rezerwacje się zapisują.
Klienci cenią wygodę – 90% rezerwuje online
Choć początki były niepewne, dziś klienci z entuzjazmem korzystają z możliwości rezerwacji przez internet. Większość z nich to osoby aktywne, dobrze odnajdujące się w nowoczesnych narzędziach – dzięki temu system online działa płynnie i bezproblemowo.
90% klientów jest zachwyconych systemem. Usłyszałam mnóstwo pozytywnych komentarzy – mówi Magda.
Oczywiście, zdarza się, że ktoś woli zadzwonić – np. z powodu słabego zasięgu w terenie lub trudności językowych. I to też nie problem – wtedy obsługa samodzielnie wpisuje dane do kayaksystem za klienta. Ale są to jednostkowe sytuacje.
Bez stresu i bez pomyłek – jak system rezerwacji online daje wypożyczalni kajaków spokój i porządek
Zorganizowane, spokojne i skuteczne – tak dziś wygląda zarządzanie rezerwacjami w wypożyczalni kajaków „Brzegi Świdra”. Jak podkreśla właścicielka, Magda, odkąd wprowadziła system rezerwacji online, zapanował nie tylko porządek, ale i pewność, że wszystko działa tak, jak powinno. Z rozmowy jasno wynika jedno: digitalizacja to nie fanaberia – to realna ulga w codziennym prowadzeniu biznesu.
– Na początku były pomyłki – zapisywaliśmy rezerwacje ręcznie, zdarzały się duplikaty, brakowało danych. A teraz? Wszystko mamy w systemie, bez marginesu na błąd.
Dzięki zautomatyzowanemu kalendarzowi właścicielka ma wreszcie wolną głowę – nie musi się martwić, że coś przeoczy, że rezerwacje się pokrywają albo że nie zapisała ważnych informacji. Każdy klient zostawia ślad w kayaksystem, a to z kolei wygoda, bo z jednego punktu dostępne są wszystkie dane o rezerwacjach, klientach, nadal dostępnych zasobach. Nie ma miejsca na chaosu – nawet w najbardziej gorące weekendy.
Im dłużej się wahasz, tym więcej tracisz
Magda nie ma wątpliwości, co odpowiedziałaby komuś, kto prowadzi wypożyczalnię i zastanawia się, czy wdrożyć kayaksystem:
„Jeśli chcesz mieć porządek w rezerwacjach, oszczędzić czas i nerwy – naprawdę warto. I chyba nie trzeba nic więcej dodawać.”
Zaproszenie nad Świder!
A skoro wszystko z kayaksystem działa jak w zegarku – pozostaje tylko zaprosić na kajaki! Posłuchajcie więc Magdy i dajcie się zauroczyć Brzegami Świdra:
Zapraszam wszystkich serdecznie na przygodę w Brzegach Świdra – 20 km od Warszawy. Świeże powietrze, piękna przyroda i mnóstwo zabawy – nie trzeba jechać na Mazury, żeby odpocząć!
Zrelaksujesz się tu, zintegrujesz, zażyjesz natury!
No i doświadczysz stylu Świdermajer!
Wszystkie obiekty nad Brzegiem Świdra łączą w sobie elegancję dawnych czasów z urokiem architektury drewnianej. Ich budynki i altanki zdobią charakterystyczne dla tego stylu zdobienia i detale, które nadają miejscu wyjątkowy, historyczny klimat.
W ofercie mają nie tylko kajaki, a wiele więcej:
🎉 Imprezy integracyjne i przyjęcia okolicznościowe
⛺ Pole kempingowe i przestrzeń do rekreacji i piknikowania
♨️ Klimatyczna gorąca balia z hydromasażem (która poleca się także na zimniejsze miesiące 🙂
Chcesz działać skuteczniej?
Skontaktuj się z nami!
Zacznij korzystać z kayaksystem w Twojej wypożyczalani. Pomagamy we wdrożeniu, a także wspieramy Wasze działanie w systemie w razie jakichkolwiek pytań